انواع نرم افزار انبارداری

امروزه استفاده از روش های سنتی و دستی برای مدیریت انبار صراحتا به معنی کنار زده شدن از گردونه رقابت می باشد. نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت و نظارت بر امور انبار در حال حاضر وجود دارد. انتخاب هوشمندانه از بین نرم افزارهای انبار موجود، مستلزم تحقیق و بررسی های دقیق می باشد. اگرچه هر صنعت و بیزینسی نیازهای مخصوص و منحصر به فرد دارد، اما با این وجود استاندارهای و معیارهای خاصی وجود دارد که با استفاده از آنها می توان بهترین نرم افزار انبار را انتخاب کرد.

طراحی و توسعه نرم افزارهای کلاینت سرور تحت وب web based، نسبت به نرم افزارهای ویندوزی پیشرفته تر است. نرم افزارهای تحت وب روی کامپیوتر کلاینت نصب نمی شوند بلکه کاربر با استفاده از مرورگرهایی مانند گوگل کروم، فایرفاکس و ... به نرم افزار انبار دسترسی پیدا می کند. نرم افزارهای تحت وی سرعت و عملکرد خوبی دارند. نرم افزارهای تحت ویندوز روی سیستم عامل ویندوزی نصب می شوند و فقط در همین سیستم عام قابل اجرا هستند.

متاسفانه بسیاری از نرم افزارهای انبار موجود به صورت یک ورژن ثابت و پکیج غیر قابل تغییر، برنامه نویسی شده اند و به فروش می رسند. اما در واقعیت حتی دو انبار مشابه که از یک نوع کالا نگه داری می کنند شرایط و نیازهای متفاوتی دارند. قابلیت سفارشی سازی نرم افزار انبار به شما کمک می کند تا نرم افزار همخوانی بیشتر و بهتری با شرایط خاص شما پیدا کند.

کاربر پسند (User Friendly) بودن و سادگی برنامه یکی از مهمترین ویژگی های نرم افزار انبارداری می باشد. نرم افزار باید طوری طراحی و برنامه نویسی شده باشد که هر کاربری با هر سطح دانشی بتواند ظرف چند ساعت آموزش به راحتی با آن کار کند. در صورتی که کاربران نتوانند از نرم افزار به راحتی استفاده کنند، ظرف مدت کوتاهی از آن ناامید می شوند و دوباره به روال سنتی خود بر میگردند.

معمولا انبارها و خطوط تولید تنها از یک نرم افزار برای مدیریت کسب و کارشان استفاده نمی کنند، بلکه از مجموعه ای از نرم افزارها مانند حسابداری، فروش، تولید و ... بهره می گیرند. یک نرم افزار انبار خوب و قابل اطمینان باید به گونه باشد که دیتاهای آن به راحتی قابل انتقال به سایر نرم افزارها باشد و یا بتواند از سایر نرم افزارهای اطلاعات بگیرد. وب سرویس یکی از روش های ایمن برای انتقال اطلاعات بین نرم افزارها می باشد. 

نحوه ثبت و ورود اطلاعات نیز در کارایی سیستم مدیریت و نرم افزار انبار بسیار مهم است. بسیاری از نرم افزارهای به نامی که در حال حاضر مورد استفاده قرار می گیرند، از این نظر دارای نقطه ضعف هستند. یعنی برای ثبت و ورود اطلاعات نیاز به کاربر و نیروی انسانی می شود. در سیستم های مدیریتی هر زمان که نیروی انسانی مداخله داشته باشد، احتمال خطا و اشتباه به صورت تصاعدی بالا می رود. کما اینکه امروزه شاهده این اتفاق هستیم که بسیاری از انبارها با وجود اینکه از نرم افزارهای انبارداری معروف و گران قیمت استفاده می کنند باز هم هنگام اموال گردانی شاهد مغایرت های بزرگ هستند. نرم افزارهایی که با دستگاه های شناسایی و ثبت اطلاعات خودکار سازگار هستند، دقت بسیار بالایی ارائه می دهند. تکنولوژی های مبتنی بر بارکد و RFID امروزه عملکرد بسیار قابل قبولی ارائه داده اند.

با استفاده از تکنولوژی های مبتنی بر بارکد و RFID فرایند ثبت و ذخیره اطلاعات به صورت مکانیزه انجام می شود و دخالت نیروی انسانی به حداقل می رسد، به همین علت دقت عمل، سرعت و کارایی این سیستم ها چندین برابر است. در این سیستم های هر کالایی در انبار دارای یک برچسب (Barcode) یا تگ (RFID) می شود. اطلاعات مربوط با استفاده از تجیهزات شناسایی خودکار (بارکد: بارکدخوان و هندهلد ؛ آر اف آی دی: RFID ریدر) ثبت و ذخیره می شود.

مدیران بیزینس ها برای اینکه بتوانند تصمیماتی درستی اتخاذ کنند، باید گزارش های دقیق و به روزی داشته باشند. با تحلیل گزارشات نرم افزار انبار مدیران می توانند، در مورد کم یا بیشتر کردن موجودی انبار، تقاضای فصلی، برنامه کاری و به روز کردن تجهیزات و ...... تصمیم گیری کنند. گزارش کاردکس، گزارشات ورود و خروج انبار بر اساس تاریخ و .... همه و همه گزارشاتی است که یک نرم افزار انبار خوب باید در اختیار انبار قرار دهد.

میزان موجودی، ظرف حساب ها، نرخ ورود و خروج، اسناد رسید و حواله همگی اطلاعاتی هستند که تحت هیچ شرایطی نباید به خارج از انبار بروز کند. در غیر این صورت رقبا می توانند با به کار گیری استراتژی های مختلف خسارت وارد کنند. حتی درون یک انبار نیز افراد با سمت های مختلف باید میزان دسترسی متفاوتی به اطلاعات داشته باشند. در نرم افزار انبار رای دانا سیستم تهران می توان تعداد بی نهایت کاربر با سطوح دسترسی متفاوت تعریف کرد. 

نرم افزارهای انبار اهمیت و جایگاه حساسی که در صنعت دارند، در برخی از صنایع کوچکترین اخلال در نرم افزار منجر به خوابیدن خط تولید می شود. ارائه پشتیبانی 24 ساعته یکی از ملزومات نرم افزار انبارداری می باشد. علاوه بر این برای بهبود کارایی نرم افزار، تیم طراحی و توسعه دهنده نرم افزار باید نسخه های آپدیت شده را به اطلاع کاربر برساند و خدمات مورد نیاز را ارائه دهد. به همین منظور برای تهیه نرم افزار انبارداری توصیه می شود با یک مجموعه با تجربه و متخصص همکاری کنید.

اگرچه هزینه برای پیاده سازی سیستم های مدیریت مکانیزه انبار در واقع یک سرمایه گذاری محسوب می شود و هزینه های انجام شده ظرف مدت کوتاهی به سیستم برممیگردد، اما باز هم قیمت و هزینه یکی از فاکتور های تعیین کننده است.