6 گام برای برچسب گذاری اموال و داراییها

صرف نظر از اندازه یا دامنه کسب و کار منحصر به فرد شما، همچنان مهم است که دارایی های ثابت و منقول خود را به جامع ترین شکل ممکن مدیریت کنید. کامل ترین و مقرون به صرفه ترین راه برای انجام این کار، افزودن برچسب اموال به سیستم مدیریت دارایی و اموال فعلی شما است. این روش نه تنها به عنوان کارآمدترین گزینه کنترل موجودی شما عمل می کند، بلکه همچنین تضمین می کند که تمام برنامه های نگهداری و تعمیرات مورد نیاز نیز به طور کامل دنبال می شوند. در واقع، عمل لیبل گذاری اموال و دارایی به شما اجازه می دهد:

• به سرعت تعیین کنید هر کالاهایی در سازمان شما در کدام موقعیت قرار دارد

• پیشگیری کاملتر و موثرتر از دست دادن اموال و دارایی های سازمانی

• فرایند زمان بر صورت برداری اموال به صورت دستی به سرعت انجام می شود

• تحلیل و نقشه برداری ساده تری را برای دارایی های ثابت انجام دهید

• برنامه های نگهداری و تعمیرات را می توانید به صورت منظم انجام دهید

اگر به تازگی با سیستم مدیریت اموال مبتنی بر بارکد آشنا شده اید و یا مطمئن نیستید که این فناوری چه امکاناتی می تواند به شرکت شما ارائه دهد، برای دریافت یک آموزش گام به گام در مورد چگونگی این سیستم، ادامه مطلب را بخوانید. 

برچسب‌گذاری اموال و دارایی، اغلب سیستم‌های موجود را به خوبی پوشش می‌کند، و نیازی به زیر ساخت های پرهزینه و تغییرات بزرگ در سیستم موجود نیست. نحوه عملکرد این سیستم ها در ادامه به طور کامل توضیح داده شده است:

در صورتی که در حال حاضر به صورت برداری های اموالی که تاکنون به طور دستی انجام شده است دسترسی دارید، از آنها برای داشتن یک لیست اولیه استفاده کنید. در صورتی که این دفاتر دارای خطای بالای 30 الی 40 درصدی هستند، مجددا لیست دارایی های خود را تهیه کنید. تعیین کنید که چه تعداد از دارایی های شما لازم است جزء سیستم جدید باشند و باید برچسب گذاری شوند. شما می توانید این کار را ابتدا با ارجاع متقابل ثبت به روز دارایی های ثابت و منقول خود نیز انجام دهید.

به یاد داشته باشید، دارایی ثابت، دارایی است که برای ماندن در یک مکان برای طول عمر خود نصب شده است. در بیشتر موارد، برچسب‌های اموال در دارایی‌های ثابت برای پیگیری تعمیرات و نگهداری لازم، استفاده می‌شوند.

دارایی منقول دارایی است که بخشی از یک ساختمان یا زیرساخت شرکت شما نیست. دارای منقول می تواند شامل مواردی مانند مبلمان، وسایل نقلیه یا رایانه های لپ تاپ باشد. برای این دسته از اموال، برچسب گذاری دارایی به منظور کنترل اموال یا اموال گردانی، تخصیص عرضه و جلوگیری از ضرر کمک می کند.

اکنون که یک لیست کامل از اموال و دارایی های سازمان و یا شرکت خود دارید و تعداد برچسب‌های اموالی را که برای محافظت از دارایی خود نیاز دارید، را می‌دانید زمان آن رسیده است که نوع برچسب یا لیبل خود را تعیین کنید. گاهی ممکن است فقط یک نوع برچسب برای لیبلینگ تمام اموال و دارایی ها کافی نباشد، برای مثال دارایی‌های ثابت و متحرک ممکن است شرایط و نرخ فرسودگی متفاوتی داشته باشند. خوشبختانه، گزینه های مختلفی برای انتخاب برچسب اموال وجود دارد از جمله پرکاربرد ترین برچسب ها که برای لیبلینگ اموال استفاده می شود:

• برچسب گچی یا خرد شونده: این برچسب ها دارای خاصیت چسبندگی بسیار بالا هستند و در صورتی که برای جدا کردن برچسب از روی سطح اقدام شود برچسب خرد می شود و درصد از آن تحت هر شرایطی روی سطح باقی می ماند در نتیجه امکان تقلب و جا به جایی برچسب به حداقل می رسد.

• برچسب های اموال لایه شونده: این برچسب ها نیز مانند برچسب های گچی چسبندگی بالایی دارند با این تفاوت که هنگام جدا شدن از روی سطح لایه لایه می شوند. هم برچسب گچی و هم برچسب لایه شونده مقاومت بالایی در مقابل عوامل محیطی، سایش، خراش و مواد شیمیایی غیر تهاجمی دارند.

• برچسب های شبرنگ: این برچسب ها علاوه مقاومت و چسبندگی بالا خاصیت انعکاس نور بالایی نیز دارند، بنابراین برای محیط های تاریک و کم نور بهترین گزینه هستند.

• برچسب متال: برچسب متال یکی از انعطاف‌پذیرترین و بادوام‌ترین گزینه‌ها است اما دارای خاصیت خردشوندگی نمی باشد. ساخته شده از آلیاژ آلومینیوم می باشد که با بسیاری از سطوح سازگاری دارد. لیبل متال عمدتا برای برچسب گذاریی لپ تاپ ها و ماشین آلات استفاده می شود.

برچسب‌های دارایی جدید شما ردیابی با ارزش‌ترین سرمایه‌تان را بسیار ساده‌تر می‌کند، اما قبل از اینکه آماده شوید آنها را در سیستم خود بگنجانید، بررسی کنید که با تجهیزات فعلی شما پاسخگوی نیازهای اسکن و آنالیز داده ها هستند یا خیر. بهترین دستگاه برای انجام امور مربوط به مدیریت اموال و اموالگردانی دستگاه های هندهلد هستند زیرا این دستگاه ها دارای سیستم عامل بوده و می توان نرم افزار های مورد نیاز را روی آنها به راحتی نصب کرد و بلافاصله پس از اسکن بارکد داده ها آنالیز شده و نتایج ارائه می شود. برای مثال بلافاصله روی صفحه نمایش هندهلد پیغام داده می شود که این دارایی قبلا در مکان دیگر و تحویل فرد دیگری بوده است. یا دارایی هایی که به یک کارمند در اختیار دارد با لیست دارایی های او در نرم افزار تطابق دارد یا خیر. اگرچه در صورت محدود بود منابع می توان از دستگاه های بارکدخوان بیسیم نیز استفاده کرد، اما روال اجرایی با این دستگاه ها نسبت به دستگاه های هندهلد بسیار کند خواهد بود زیرا بارکدخوان توانایی آنالیز داده ها را ندارد و صرفا برای رمزگشایی بارکدها به کار گرفته می شود، برای آنالیز داده ها نیز به یک PC  یا لپتاپ می باشد.

پس از انتخاب برچسب ها و تجهیزات، کمی زمان بگذارید تا بهترین گزینه نرم افزار ردیابی دارایی را انتخاب کنید که بهترین کارایی را به شرکت شما ارائه می دهد. نرم افزارهای مدیریت دارایی علاوه بر اینکه کنترل و نظارت بر روی داراهای شما را به بهترین شکل ارائه می دهند، امور مربوط به حسابداری و ممیزی های دارایی بسیار ساده تر می کنند. 

برای اینکه لیبل های اموال برای سیستم شما بیشترین بازدهی را داشته باشند، باید مناسب ترین سیمبولوژی بارکدی را انتخاب کنید. شما می توانید از بین سیمبولوژی های یک بعدی و دو بعدی نماد مورد نظرتان را پیدا کنید. هنگام انتخاب نماد بارکد به چگالی و نوع اطلاعاتی که در بارکد باید ذخیره شوند و ابعاد برچسب دقت کنید. در کنار بارکد می توانید روی برچسب ها لوگوی سازمان و نام آن را نیز ذکر کنید.

اکنون که برچسب‌های دارایی خود را در دست دارید، زمان شروع فرآیند نصب است. از آنجایی که کاربرد و ذخیره سازی بسته به ساخت، اندازه و مواد متفاوت است، مهم است که ابتدا جزئیات داده شده را قبل از چسباندن آنها ارزیابی کنید. برچسب گذاری دارایی که به درستی انجام می شود یک فرآیند ساده است که دید کامل دارایی های با ارزش شرکت شما را تضمین می کند و پایه و اساس بهره وری بهتر، دقت بیشتر و نتیجه قوی تر را فراهم می کند..