اموال گردانی با بارکدخوان

اموال گردانی با استفاده از اسکن بارکد به عنوان روشی آسان و مقرون به صرفه برای مدیریت اموال و دارایی های یک سازمان یا اداره توصیف می شود. برای کنترل و مدیریت اموال با بارکد سه عنصر اصلی نیاز است تا ردیابی دارایی ممکن شود: برچسب بارکد، اسکنر بارکد و نرم افزار اموال.

تقریبا هر سازمان و نهادی در کنار نرم افزارها و تجهیزات تخصصی خود به مجموعه از دارایی ها مانند، مبلمان، لوازم اداری، تجهیزات کامپیوتری و ... نیاز دارد تا بتواند به طور کارآمد بتوانند به فعالیت خود ادامه دهند. مدیریت تمامی این اموال و دارایی ها و همچنین انجام اموال گردانی دوره ای فرایند پیچیده ای است که نیاز به دقت عمل بالایی دارد. 

بدون یک سیستم نرم افزاری جامع که امکان ثبت سوابق مربوط به اموال و دارایی ها را فراهم کند، عملا مدیریت اموال و اموال گردانی عملا غیر ممکن می باشد. اطلاعات زیر باید در سیستم ثبت شده باشد:

• هر کدام از اقلام دقیقا در کجای سازمان قرار دارند؟
• تحویل چه کسی هستند؟
• در حال حاضر در چه وضعیتی قرار دارند؟

بدون در دست داشتن این اطلاعات، احتمال گم شدن یا دزدیده شدن اموال بسیار زیاد می شود و هچنین در امور حسابداری و مالیاتی دچار اشتباهات زیادی رخ می دهد.

سیستم های مبتنی بر بارکد راهکارهای کارآمدی را در زمینه اموال گردانی و مدیریت موال و دارای هایی ها ارائه می دهد. در سیستم های مبتنی بر بارکد، یک بارکد منحصر به فرد را به هر دارایی ثابت اختصاص داده می شود که هنگام اسکن، مکان دقیق همراه با سایر ویژگی های کلیدی تعیین شده توسط شرکت شناسایی می شود. بارکدها در هماهنگی با یک پلت فرم نرم افزاری، می توانند کاربران را به داده هایی مانند محل دقیق کالا، مشخصات فردی که کالا را در اختیار دارد، برنامه نگهداری و عکس های مرتبط، یادداشت های صوتی، ویدئوها یا سایر سوابق مرتبط کنند. 

برای این منظور ابتدا باید در نرم افزار اموال لیست تمام دارایی ها و افراد و همچنین مکان های سازمان را در نرم افزار وارد کرد. هر کدام از اقلام دارای یک بارکد اختصاصی می شوند که این بارکد روی برچسب اموال چاپ و سپس روی اقلام چسبانده می شود. برای انجام اموال گردانی فرد مسئول باید بارکد مکان، سپس بارکد افراد و در نهایت بارکد کالاها را اسکن کند. برای پیدا کردن آنلاین مغایرت ها و اسکن سریع بارکدها، بهترین دستگاه، دستگاه هندهلد می باشد. دستگاه هندهلد یا پرتابل در واقع یک کامپیوتر قابل حمل می باشد. امروزه دستگاه های PDA معمولا دارای سیستم عامل اندروید می باشند، از این رو استفاده از آنها بسیار شبیه تلفن های هوشمند شخصی می باشد. فرد به راحتی می تواند وارد نرم افزار می شوند و با لمس چندین گزینه می تواند دستگاه را برای اموال گردانی دوره ای آماده کند. از آنجایی که دستگاه های هندهلد دارای صفحه نمایش می باشند، بلافاصله با شناسایی مغایرت ها، پیغام خطا روی صفحه نمایش داده می شود. برای مثال دستگاه نشان می دهد که فرضا ماشین حساب کاسیو FX-CP400، قبلا تحویل آقای X بوده ولی در حال حاضر روی میز آقای Y می باشد. در صورت تایید صحت این جا به جایی، در نرم افزار می توان اطلاعات مربوط به محصول را ویرایش و به روز رسانی کرد. 

معمولا اموال گردانی به دستگاه های هندهلد انجام می شود زیرا روال اجرایی عملی تری ارائه می دهد. انجام اموال گردانی با دستگاه های بارکدخوان کمی پروسه را کند می کند، زیرا بارکد خوان دارای سیستم عامل نمی باشد و توانایی پردازش اطلاعات دریافت شده از بارکد ها را ندارد. برای پردازش اطلاعات باید از کامپیوتر یا لپتاپ که نرم افزار اموال روی آن نصب شده است استفاده کرد. 

نرم افزارهای اموال عموما روی موبایل نیز قابل نصب هستند زیرا تلفن های هوشمند نیز مانند دستگاه های هندهلد دارای سیستم عامل اندروید می باشند. چالش اموال گردانی با موبایل، سرعت پایین اسکنرهای تلفن همراه می باشد. اگرچه تلفن های همراه دارای اسکنر بارکد می باشند، اما به صورت اختصاصی برای این کار طراحی نشده اند در نتیجه سرعت اسکن آنها بالا نیست. اموال گردانی با موبایل فقط برای شرکت های کوچک قابل اجرا می باشد.

در ادامه مزایای اموال گردانی با بارکد در ادامه شرح داده خواهد شد:

• می توانید حجم وسیعی از اطلاعات در مورد هر دارایی را جمع آوری می کند.
• اموال گردانی با بارکد یکپارچگی داده ها را افزایش می دهد.
• باعث افزایش مسئولیت پذیری افراد در قبال اموال و دارایی هایی که در اختیارشان قرار داده شده است، می شود.
• هزینه های نیروی کار به دلیل زمان کمتر ورود اطلاعات را به همراه دارد.
• دسترسی فوری به محل هر دارایی را در اختیار کاربر قرار می دهد.
• امکان خروجی گرفتن از اطلاعات اموال برای امور حسابداری را ارائه می دهد.